Trong một bộ hồ sơ chào hàng, cùng một chiếc máy có thể xuất hiện dưới ba cách ghi khác nhau: theo mã lực trong yêu cầu của chủ đầu tư, theo kW trong catalogue của hãng, và theo dòng điện định mức trong bản vẽ điện. Ba cách ghi này không mâu thuẫn, nhưng nếu đối chiếu ẩu thì hồ sơ bị trả lại. Bài viết hướng dẫn cách khớp chúng.
Ba con số trên nhãn cần đọc theo thứ tự nào?
Việc đọc nhãn nên làm ngay tại kho, trước khi thiết bị được đưa ra công trường. Sau khi lắp đặt, phần lớn nhãn nằm ở vị trí khuất hoặc chìm dưới nước, muốn đọc lại phải tháo máy.
Thứ nhất là công suất định mức, đơn vị kW, đôi khi ghi kèm mã lực trong ngoặc. Thứ hai là dòng điện định mức, đơn vị ampe, ứng với điện áp ghi ngay cạnh. Thứ ba là hệ số công suất. Ba con số này gắn với nhau; nếu bên mời thầu yêu cầu ghi rõ dòng khởi động thì phải lấy từ catalogue chứ nhãn máy thường không in.
Khi lập bảng chào, nên ghi cả kW và mã lực, đặt mã lực trong ngoặc. Cách này giúp bên chấm không phải tự quy đổi và không phát sinh câu hỏi làm rõ.
Quy đổi chuẩn dùng trong hồ sơ là bao nhiêu?
Một mã lực lấy tròn 0,75kW. Theo đó một ngựa là 0,75kW; ngựa rưỡi là 1,1kW; hai ngựa là 1,5kW; ba ngựa là 2,2kW; bốn ngựa là 3kW; năm ngựa là 3,7kW. Đây là dãy công suất tiêu chuẩn của motor, nên trong catalogue các hãng cũng in đúng dãy này.
Điều cần tránh là tự làm tròn theo hướng khác, ví dụ ghi hai ngựa thành 1,5kW ở bảng này nhưng 1,6kW ở bảng kia. Sai lệch nhỏ đó đủ để bên chấm coi là hai thiết bị khác nhau.
Khi yêu cầu ghi theo mã lực mà catalogue chỉ có kW thì xử lý sao?
Cách làm đúng là giữ nguyên số kW của hãng, ghi thêm mã lực tương đương kèm chú thích quy đổi. Không sửa số liệu catalogue. Nếu bên mời thầu yêu cầu tối thiểu hai mã lực, ta chào model 1,5kW và chú thích tương đương hai mã lực, đính kèm trang catalogue có đóng dấu.
Kèm theo nên có bản cam kết xuất xứ. Cách công ty ràng buộc nội dung này bằng văn bản, anh chị xem bài cam kết nguồn gốc xuất xứ máy bơm chính hãng.
Bộ chứng từ đi kèm gồm những gì?
Với thiết bị nhập khẩu, bộ chứng từ tiêu chuẩn gồm: catalogue có thông số điểm làm việc, CO chứng nhận xuất xứ theo lô, CQ chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất, phiếu bảo hành ghi số seri, và hoá đơn VAT. Với công trình có yêu cầu riêng, có thể bổ sung biên bản chạy thử tại kho.
CO và CQ cấp theo lô nhập, không cấp theo từng chiếc. Khi giao nhiều máy cho một công trình, nên lập bảng kê seri kèm bản sao CO CQ chung của lô, thay vì đòi mỗi máy một bộ.
Bảo hành ghi thế nào cho đúng từng dòng máy?
Aquaris nhập từ Ý được bảo hành hai năm. Perotac nhập từ Đài Loan và Redpump nhập từ Trung Quốc được bảo hành một năm. Trong hồ sơ, thời hạn phải ghi theo đúng dòng máy được chào, không ghi một mức chung cho cả bảng gồm nhiều dòng.
Nội dung này được trình bày đầy đủ ở bài thời gian bảo hành các dòng máy bơm chính hãng. Khi chào trọn gói nhiều dòng, nên tách bảng bảo hành thành từng nhóm xuất xứ.
Kiểm tra lúc nhận hàng gồm những bước nào?
Trình tự rút gọn: đối chiếu model trên thùng với đơn hàng, kiểm tem niêm phong, so số seri thân máy với phiếu bảo hành, kiểm phụ kiện, ký biên bản bàn giao có ghi seri. Với lô nhiều máy, kiểm xác suất ba chiếc là đủ căn cứ.
Bản đầy đủ có ở bài checklist kiểm tra máy bơm khi nhận hàng. Anh chị nên lưu lại ảnh chụp nhãn máy, vì sau khi lắp đặt việc tiếp cận nhãn thường khó.
Bên mời thầu hỏi làm rõ thì trả lời ra sao?
Yêu cầu làm rõ thường rơi vào ba nhóm. Nhóm thứ nhất là chênh lệch đơn vị, chẳng hạn hồ sơ mời ghi mã lực còn hàng chào ghi kW. Cách trả lời là dẫn lại dãy quy đổi tiêu chuẩn, kèm trang catalogue có đóng dấu, tuyệt nhiên không sửa số liệu gốc của hãng.
Nhóm thứ hai là câu hỏi về xuất xứ. Nên trả lời bằng CO của lô hàng kèm số tờ khai, chứ không bằng lời cam kết chung chung. Nếu lô hàng chưa về kho, nêu rõ tiến độ nhập và cam kết bổ sung chứng từ trước ngày giao.
Nhóm thứ ba là câu hỏi về điểm làm việc: bên chấm muốn biết máy được chào có nằm trong vùng hiệu suất hợp lý hay không. Trả lời bằng đường đặc tính của hãng, đánh dấu điểm yêu cầu lên đồ thị. Cách trình bày này rõ hơn nhiều so với liệt kê thông số rời rạc, và thường khép luôn vòng hỏi đáp.
Tóm tắt cho người lập hồ sơ
Ba việc nên làm: dùng đúng dãy quy đổi tiêu chuẩn, giữ nguyên số liệu catalogue và chỉ chú thích tương đương, tách bảo hành theo xuất xứ từng dòng. Ba việc này xử lý được phần lớn các yêu cầu làm rõ mà bên mời thầu hay gửi lại.
Dải từ một đến năm ngựa được trữ tại hai kho Hà Nội và TP.HCM, kèm chứng nhận CO CQ theo lô nhập cùng hoá đơn VAT. Bảng giá theo model nằm ở trang chi tiết sản phẩm. Giá tham khảo, cập nhật 08/2026, chưa gồm VAT 10%. Muốn nhận bản mềm chứng từ để rà trước hạn nộp hồ sơ, anh chị gọi 0397.194.465; Công ty TNHH Thương mại và Công nghiệp Trung Kiên gửi ngay trong ngày làm việc.
Bài viết bởi Hà Lương — phụ trách bomchinhhang.net.